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導入しにくい電子化は検索を軸にすすめてみる

電子化を推し進めている組織も多いですね。
電子化は、手元にある書類をPDFにすることとします。

でも、電子化はうまく浸透しなかったり、
承認がもらえなかったりする組織もあります。

 

よく反対に遭う項目として代表的なのは、閲覧性です。

「電子化してしまうと見にくい」
「認識率が下がる」

などなど、いろいろと言われます。

画面の見やすさをカバーするとしても
消極的な対処でしかないです。

「見にくいでしょ」という批判に対し
「いや見にくくない」と反論するだけ。

積極的な導入としての応えではないです。
積極的な役割は「検索」におくといいでしょう。

pc

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検索は導入の積極的な理由になる

電子化する上での積極的な意味は
「検索」ができることです。

紙の資料がいくら見やすくても、
単語ベースで調べるには詳細を
みていかなければ判断できません。

検索ができるようになるのは、
電子化した際の一番の売りです。

「XXも困らない」という防御だけでなく
「〇〇が便利になる」と提案したいです。

便利になるものは拒否しにくいから。

特に紙に固執する人に対しての
アピールにしたいです。

こんな基礎的な提案がいらない方向けは
提案するまでもなく、電子化の導入が
終わっているかもしれません。

だから、「検索」を売りにすることが
大した新鮮味でないと感じても
初心者はそうでもないです。

検索の便利さを実感してもらって
導入につなげます。

□サービスメニュー

 

データを貯めてアピールにつなげる

実際の提案は平行運用をして
データを貯めることにしましょう。

どこぞやの提案ではないですが
無くしてしまうことへの抵抗感は強いです。
「元に戻せない」なんてことを言われると
決断のハードルを上げます。

だから、「いつでももとに戻せます」
「途中で止められます」「試せます」として
並行運用を提案しましょう。

 

並行運用する目的はデータを貯めることです。

データがないとどんなに良い仕組みでも
調べる対象がなくなってしまいます。

検索結果が3件のGoogleではその良さは
伝わりにくいです。

少しの電子化も通らないような組織では
少し始めるからのが合っています。

ちょっと実績を作ることでスタートダッシュ。

提案時は、提案しすぎずに
「ちょっと試す」で十分です。

ソフトもあるが、名付けで対応

検索を必ずファイル名に入れて整理しましょう。

日付で検索するなら日付です。
好きなタイプでどうぞ。

よく選ばれるのは以下の4つから。

  • 201104
  • 20-11-04
  • 20201104
  • 2020-11-04

書類の種類であったり(例:見積書)
製品名であったり(例:Oリング)
受注番号であったり、よく検索をする項目を
入れておくことで検索しやすくできます。

文書管理ソフトを用意するのは文章を
蓄積できたあとで十分でしょう。
専用サーバーを求められることもあるからです。
それに、そこそこ費用が高いです。
(電子化を評価しない組織はとくに)

名前に何をつけるかは、その後に文書管理ソフトを
入れるかどうかも含めて関わってきます。

組織で使う場合は、現場の人に聞き取りをしておくと
適切な項目を選ぶことにつながります。

それに、最初に決めておくと進化させた後に
初期調査に戻る必要がなくなるので、ダッシュがききます。

電子化が流行っているけれども
社内の反対に遭った担当者が導入提案するなら、
検索を活用することを軸に提案をしてみてください。

 

【編集後記】
無印良品の棚を新しく買いました。
早速子どもと組立です。

【運動記録】
ジョギング○ ストレッチ○ 筋トレ○ サプリ○

【子育て日記(3歳)】
「一緒に棚を組み立てる?」と聞くと、
「やる~!」と。

棚板は重いので心配していましたが
なんのそので自主的に次のパーツを
運んでくれています。

足に落としたので心配もしましたが、
気にせずボルト締めやネジ回しを
してくれました。

総務部
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