電子化を推し進めている組織も多いですね。
電子化は、手元にある書類をPDFにすることとします。

でも、電子化はうまく浸透しなかったり、
承認がもらえなかったりする組織もあります。

 

よく反対に遭う項目として代表的なのは、閲覧性です。

「電子化してしまうと見にくい」
「認識率が下がる」

などなど、いろいろと言われます。

画面の見やすさをカバーするとしても
消極的な対処でしかないです。

「見にくいでしょ」という批判に対し
「いや見にくくない」と反論するだけ。

積極的な導入としての応えではないです。
積極的な役割は「検索」におくといいでしょう。

検索は導入の積極的な理由になる

電子化する上での積極的な意味は
「検索」ができることです。

紙の資料がいくら見やすくても、
単語ベースで調べるには詳細を
みていかなければ判断できません。

検索ができるようになるのは、
電子化した際の一番の売りです。

「XXも困らない」という防御だけでなく
「〇〇が便利になる」と提案したいです。

便利になるものは拒否しにくいから。

特に紙に固執する人に対しての
アピールにしたいです。

こんな基礎的な提案がいらない方向けは
提案するまでもなく、電子化の導入が
終わっているかもしれません。

だから、「検索」を売りにすることが
大した新鮮味でないと感じても
初心者はそうでもないです。

検索の便利さを実感してもらって
導入につなげます。

データを貯めてアピールにつなげる

実際の提案は平行運用をして
データを貯めることにしましょう。

どこぞやの提案ではないですが
無くしてしまうことへの抵抗感は強いです。
「元に戻せない」なんてことを言われると
決断のハードルを上げます。

だから、「いつでももとに戻せます」
「途中で止められます」「試せます」として
並行運用を提案しましょう。

 

並行運用する目的はデータを貯めることです。

データがないとどんなに良い仕組みでも
調べる対象がなくなってしまいます。

検索結果が3件のGoogleではその良さは
伝わりにくいです。

少しの電子化も通らないような組織では
少し始めるからのが合っています。

ちょっと実績を作ることでスタートダッシュ。

提案時は、提案しすぎずに
「ちょっと試す」で十分です。

ソフトもあるが、名付けで対応

検索を必ずファイル名に入れて整理しましょう。

日付で検索するなら日付です。
好きなタイプでどうぞ。

よく選ばれるのは以下の4つから。

• 201104
• 20-11-04
• 20201104
• 2020-11-04

書類の種類であったり（例：見積書）
製品名であったり（例：Oリング）
受注番号であったり、よく検索をする項目を
入れておくことで検索しやすくできます。

文書管理ソフトを用意するのは文章を
蓄積できたあとで十分でしょう。
専用サーバーを求められることもあるからです。
それに、そこそこ費用が高いです。
（電子化を評価しない組織はとくに）

名前に何をつけるかは、その後に文書管理ソフトを
入れるかどうかも含めて関わってきます。

組織で使う場合は、現場の人に聞き取りをしておくと
適切な項目を選ぶことにつながります。

それに、最初に決めておくと進化させた後に
初期調査に戻る必要がなくなるので、ダッシュがききます。

電子化が流行っているけれども
社内の反対に遭った担当者が導入提案するなら、
検索を活用することを軸に提案をしてみてください。

 

【編集後記】
無印良品の棚を新しく買いました。
早速子どもと組立です。

【運動記録】
ジョギング○　ストレッチ○　筋トレ○　サプリ○

【子育て日記(3歳)】
「一緒に棚を組み立てる？」と聞くと、
「やる～！」と。

棚板は重いので心配していましたが
なんのそので自主的に次のパーツを
運んでくれています。

足に落としたので心配もしましたが、
気にせずボルト締めやネジ回しを
してくれました。