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「会社のメールがブラックリストに登録された」と総務部員が言われたら

総務部に勤務していると、年に数回、
こう言われることがあります。
営業社員「うちの会社のメールがブラックリストに登録されたと、取引先から言われました。」
あまり意味がわかりませんが、
取引際も営業社員ももちろん真剣に
業務に取り組んだ結果です。

当然解決をするのですが、
対処は解決だけでなく営業目線で
相手との信頼関係を深めるように
営業社員をサポートしましょう。

対処方法をメインに考えてみます。

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まずは話を聞こう

ブラックリストに登録されたというのは何なのか
営業担当者から聞き取りをしましょう。

通信関連をよくわかっている総務部の人であれば、
ブラックリストとは何なのか疑問に思うでしょう。

おおよその場合、

  • 自社から送ったメールが先方の会社に届かなくなること

これのつもりで先方の会社の方が
ブラックリストに登録されたと言っている場合が多いです。

平たくいうと、「メールが届かないから
送り手の会社で問題を調査してください」というのが、
「ブラックリストに登録されたからどうにかしてください」
ということの趣旨なことがほとんどです。

営業担当には、冷静に話を聞くようにお願いしよう

営業担当者もよくわかっておらずに
お客さんからの投げかけをそのまま伝えてきています。

今回の原因でまず確認するべきことは
お客さん側のメーラーの設定です。

単純にスパムメールとして分類してしまった
ことで手元にうまく届いていないのなら、
お客さん側で設定が必要。

添付ファイルのサイズなどでたまたまた
お客さん側の容量制限に弾かれた場合も
外して再送するなどで確認が必要です。

上記を確認しても届かないのであれば、
今度はこちらのメールが相手のサーバーに
届いているかの確認になります。

通信は、先方に届けば「届いたよ」という
レスポンスがある設計になっていますから、
到着確認は可能です。

でも、この場合の主要な確認事項は
お客さん側のメーラーの設定であることがほとんど。
通信のレスポンス確認はしても意味が
ないことが多いので、まずはお客さんの設定確認から進めます。

信頼を高めるコミュニケーションの場にしよう

「ブラックリストに登録された」とお客さんに言われたら、
その機会は信頼を高めるコミュニケーションの場にします。

「意味がわからないから対処してください」と
お客さんに言われて、相手の感知能力を責めても
問題解決につながりません。

何が問題でどういった設定をしているのか、
一つ一つ解きほぐすことが大切。

営業担当者がそういったフォローをできるように、
総務担当者や通信担当者がフォローしてあげられると
良いサポートができたことになります。

少し時間はかかりますが、上手にフォローを
してみてください。

【編集後記】
子ども用のマットを広げました。
床の痛みを減らすためのもので、
成長とともに替えたり広げたり。

なかなか便利です。

【運動記録】
ジョギング雨 ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
とある集まり

【子育日記(2歳)】
子どもとその友達を含めて3人を
ミニプールに入れました。

気持ちいのか元気なもので、
身体が冷えてもず〜っと続けると
主張してきます。ほんまに元気です。

そして1時間くらいは入ったかなと。

風邪をひかないようそのまま、
3人をお風呂に連れて行って温めます。
なかなか大変でしたが、面白い機会でした。

 

総務部
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