中小企業がコロナ対策でWEB説明会をするための社内提案書例

コロナウィルス感染防止のために集会の禁止や自粛が呼びかけられています。
多くの大手企業は説明会をやめて、WEB説明会へ移行をしている話が入っています。

一方で中小企業はそのまま説明会を敢行するところが多いです。
体制を変えられないし、「WEBで説明会」と聞くとハードルが高いでしょう。

ただ、6ヶ月で2万円程度で実施できます。
説明会実施のためには、転売されて高騰しているマスクやアルコール消毒薬の手配が必要です。
これらと比較すれば、十分割に合います。
ちなみに、2020年2月20日現在でアスクルでもマスクやアルコール消毒薬が品切れで入荷がないとあります。

大手企業が中止にする主要な理由は集まる人数が多いからです。
中小企業はそこまで多くなることは難しく、直接の説明会のチャネルも引き続き持っておくべきところです。
しかし、同時にWEB説明会を立ち上げておくことは、今後の動向への対応になります。
会社の近くの地域で感染が拡大すれば、WEBがないと困る状況に陥る可能性があります。

提案の際には、この記事を見せていただいてもいいですし、社内向けに必要な箇所をコピペしてもらってもかまいませんので、早いうちにWEB説明会も（できれば一次面接も）準備をしましょう。

学生側からの接続がうまくいかない場合はこちらをご参照ください。

WEB説明会でスマホからZOOMの音声や映像がつながらないときの対処

中小企業がWEB説明会をすべき3つの理由

中小企業こそWEB説明会をするべきです。
できれば収束の兆しが少しでも見えまでと考えると1次面接くらいを範ちゅうにして提案書を作るといいです。

働き方改革へのアピールと大学レベルへのアピール

緊急の内容へどれだけ会社が対応できるのか、そして感染対策として柔軟に対応しているかは働き方改革の対応としても見られるものでしょうから、ぜひWEB説明会に移行するべきです。

感染拡大の防止は、すでに入試面接で取られている大学が多いです。
2月末の政府の話よりも前に、大学側として3月20日までのイベントごとをすべて中止するように指導しているところも。

各所の対応へ批判をしても建設的な議論はできません。
社内でコントロールできるところを早速対応しましょう。

リモートワークが通らない会社は多いです。
社内秩序を意識する経営層は多いです。

ただ、それが採用まで縛るとの発想にはつながらないでしょう。
もちろん直接見て会社を感じてもらいたいかもしれませんが、それは別の機会に置く採用フローで設計すれば大きな問題ではないはずです。

 

中小企業で対応しているところが少ないから目立てる

大手就職サイトも緊急のことで多くを提案できていませんし、コロナ対策をしている中小企業は良い意味で目立てます。
どのみち感染対策をしなければいけないのです。
それが企業PRにもなるなら実行したいですね。

ちなみに、大手就職サイトはサイト上でのWEB説明会を販売しています。
責任はないですが、利益相反でWEB説明会をささっと提案しにくいです。

「なんで就職サイトから説明がないのか」と話になった場合は、「利益相反で提案しにくい」「自社で積極的に計画すべき」と補足するといいです。

参加率を少しでも上げられる

感染するリスクがある街に出ずに説明会ができるのであれば、参加率を上げられる可能性があります。

ニュースで受け止める程度の学生側でも、「そんなに神経質にはならないけどなんか嫌だな」とは感じるはず。
また、身近な人が感染していたら、「街には出られない」と神経質になります。

遠方の方は、感染の関係なく参加をしやすくなりますし。

説明会への参加率を上げるために、WEB説明会を導入しましょう。

ツールの選定

今回ご紹介する候補は候補はLINE、Skype、ZOOM辺りです。
企業内で招待型の会議システムを持っていればそれを使ってください。

ビジネス用でどれも扱っていないのであれば、ZOOMを月額契約しましょう。
学校向けには、無料で提供してくれています。

メリット・デメリットはこちらです。

	LINE Business	Skype	ZOOM
メリット	LINEへ連携ができ、候補者と連絡がつきやすい	Office365などですでに所有している場合多し	IDではなくURLで招待可能
デメリット	辞退や不合格とつながっている	相手がIDを持っている必要がある	インストールは別途必要
説明会	可能だが、IDを作って貰う必要あり（LINE連携だと、音声のみとなる）	IDを持ってもらう必要あり	向く
一次面接	実績あり。自治体でも取り入れあり	実績あり。外資など多し	実績あり
費用	300円/月	無料	2,000円/月
連携	200人まで。LINEともID連携可能。ただし、画面共有はLINE WORKSをしようしないといけない。	無料は25人。有料は250人まで。	100人まで。

（LINE WORKSもZOOMも無料版はありますが、1時間以上の説明会に使うということで上記の表には入れておりません。）

説明会への利用として考えると、学生の利用のしやすさでZOOMをオススメしておきます。
IDを作ってもらう必要があるLINE WORKSとSkypeは学生側に手間かなと
ZOOMもインストールは要りますが、ID作成よりは簡単という判断です。

面接から内定フォローまで考えるとLINE WORKSが良いでしょう。
四條畷市の面接使用例もあることですから。
ZOOMをいつまでも契約しておく必要もないので、途中で切り替えるシナリオで設定することも可能です。

ただ、今回は社内の予算取りの提案です。
予算が下がる上では、問題ありません。
つまり、ZOOM→LINE WORKSに変えても問題ないわけです。

 

使用方法はこちらのリンクからご参照ください。

Line Works

Skype

ZOOM

採用フローの見直し

提案時には、どこまでフローを見直すかを考えておきましょう。

3次面接まであるとして、3種類のストーリーを用意しておきます。
ただ、2次面接や3次面接はWEBでどうぞとまではなりにくいです。
無理してエスカレーションするよりも、説明会と1次面接辺りまでをWEBで行う提案でまずは十分です。
ただ、視野には入れていることを提案書ではアピールしておきます。

(A)説明会のみパターン

（青がネットを介して行うもの、緑が通常通り会って行うものの意です）

(B)1次面接までパターン

 

(C)2次面接までパターン

提案資料には(A)-(C)までのすべてのパターンを入れておきます。
その上で(B)をススメておきましょう。
だめでも(A)に落ち着くのを目指します。

(A)のみから始めると通らない可能性もありますので。

 

費用と基本費用

WEB説明会立ち上げのための費用は約2万円です。

追加で必要なものは下記の通りで、この場合、合計見積もりは18,780円。

• ZOOM（上記のうち最大の金額なので、これで算定）2,000円/月　x　6ヶ月＝12,000円
• マイク及びイヤホン 3,390円　ｘ　２個

パソコン、パワーポイント、会議室はWEB説明会をしてもしなくても使いますので、提案費用としては不要としています。

LINE WORKSが良ければ、途中から取り入れ可能です。
有償版からダウングレードできないことが難点ですが、内定者フォローに有効です。
学生はほぼ99%LINEアカウントを持っていますので。

(株式会社カティサーク調査より)

 

提案書の流れ

A4 1枚の提案書に下記の内容を盛り込みます。
社内提案作成に時間をかけすぎても生産性は上がりませんので、上記を理解していただいた後にコピペをして提案に使ってください。

上記の理由・ツール選定・費用と基本費用の順番でA4に収まります。

良し悪しはおいておいて、先例や十分な実績がないと上長も判断できないものです。
判断がしやすいように提案書に情報を流しておきましょう。

必要な方の、良い採用につながりますように。

【編集後記】
新しい月に入りましたね。
新型肺炎のニュースで落ち着かないですが、日々の積み重ねは続けるようにします。

【運動記録】
ジョギングO　ストレッチO　筋トレO　サプリO

【一日一新】
パイバーガー カフェドショコラ

【子育て日記】
ゴロゴロして「おきがえ いや」と。
家でのんびりしたい日みたいです。
パーティ風につまめる昼食を用意して一緒に食べました。