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RPA化業務評価用 業務を自動化するかどうかの11の判断要素

RPAは、人が嫌がる単純な仕事を
自動ですることに向いていますが、
どの仕事からRPAで対象するべきかは
提案時に迷うところです。

そもそも中小企業内で紹介する際、
RPAという言葉が出てくるだけで、まず伝わりません。

なんとか伝わっても、手持ちの仕事をどう評価して
何からRPAを使っていくかは判断に迷いますね。

提案方法についてご紹介をする一端として、
どのような要素を挙げてRPA導入を優先するかを
判断するため、一例を挙げて考えてみます。

中小企業の社内提案や、大きな企業であっても
クラスターが小さい場合の参考になります。

11個の要素を紹介しますので、提案の際の評価軸にしてみてください。

11 evaluation of RPA tasks

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1. 仕事のルールが決まっているか

仕事のルールが決まっているかどうかです。
RPAに明確に指示が与えられるかどうかを判断できます。

例えば、営業職。

お客さんへの販売活動のプロセスが決まっていれば
仕事のルールが決まっているといえます。

人によってやり方がバラバラであれば
決まっていないと評価できます。

この例でいうと、受注後の処理の方が
プロセスが決まっていることが多いので、
営業の受注処理の方が、販売活動よりも
RPAにする仕事として評価が高くなります。

□サービスメニュー

 

2. 入力のルールが決まっているか

入力方法が決まっているかどうかが
2つ目の判断ポイントです。

受注伝票を想像すると、

  1. 商品番号
  2. 商品名
  3. 数量
  4. 金額

と常に入力の形式が決まっていれば当てはまります。

逆に、人によって商品名 金額しか入力しないなど、
ばらつきがあるものは、RPAには向きません。

3. 出力の形式が決まっているか

出力する形式が決まっているのかは、
成果物を一定のものにするための判断です。

ある場合は棒グラフが必要、ある場合は散布図が必要など、
成果が変わってきてしまう場合は、
RPAに向きません。

逆に、決まっているならRPAに向きます。

場合分けをしてグラフの出力を変更することは
可能ですが、要素自体が違うグラフを求めることも
想定されます。

また、複雑なプロセスにすると、RPAを使う
人間側のミスが増える可能性があるので、
そもそもプロセスは単純にしておくものです。

4. 仕事量が多いか

RPAに向く仕事であっても、
年2回しか発生しないものよりも、
年2万回発生するものの方が、
RPAに優先的に落とし込むべきものです。

仕事量が多い仕事かどうかは
RPAにするべきものかどうかの判断点となります。

5. 仕事量が変動するか

仕事量の変動が大きなものはRPAに向きます。

季節的に仕事量が増えるものであれば、
年間の平均発生数が300件であれば、
発生数は少ないです。

でも、そのしごとが一日に発生するのであれば、
一日に300件をこなす必要が出てきます。

瞬間的な量の対応もRPAが得意なところです。

6. 時間外の仕事になりがちか

時間外の仕事であれば、
人が対応するコストが上がります。

働き方改革の関係もあり、
時間外のコストは見かけ以上に上がっています。

自動的に24時間の受注処理をRPAにさせる
ことを想像するとわかりやすいでしょう。

7. ミスが起こりやすい仕事か

人もこなせるのですが、
プロセス分岐が多かったり
資料が多岐にわたっていると、
人が関わることがミスの原因になります。

プロセスが複雑であっても
定型化できる内容であれば、
RPAはミスをしません。

人が処理した場合にミスが起きやすい仕事なら
RPAに向いていると判断できます。

8. 重複項目が出てくるか

重複を処理することはコンピュータが
得意なところです。

Excelでの重複処理を想像してもらうと
わかりやすいですね。

受注処理の一部が重複しているかのような
エラーチェック仕事もRPAが
得意な内容です。

9. 人が行った場合の工程が安定しているか

人が行った場合の工程が安定していれば、
難しい仕事でも仕組み化ができています。

逆に、安定していない場合は
工程が安定していません。

同じ仕事でも会社によって
うまくできる会社とできない会社があるでしょう。

うまくできなければ、優先的にRPAで
処理するべき項目と判断できます。

10. 仕事の流れが安定しているか

仕事の流れが安定していれば、
定型化しやすいためRPAにするべき仕事です。

発生時点での場合分けが多く、
仕事の流れが安定しなければ定型化で
RPAで処理しにくい項目です。

仕事の流れが安定しているかも
RPAにするかの判断点です。

11. 急速に行う必要があるか

すぐさま処理する仕事であれば
RPAで処理できると人より早いです。

RPAにより高速に処理できることの
利点が出る仕事かどうかも、
RPAで優先的に処理する内容かの
判断点ですね。

評価要素 11個のまとめ

組織内でRPA化する仕事の優先度合いを
判断する点をまとめると以下の通りです。

それぞれの項目について5段階評価をして
点数が高いものからRPAにかけていきましょう。

1. 仕事のルールが決まっているか
2. 入力のルールが決まっているか
3. 出力の形式が決まっているか
4. 仕事量が多いか
5. 仕事量が変動するか
6. 時間外の仕事になりがちか
7. ミスが起こりやすい仕事か
8. 重複項目が出てくるか
9. 人が行った場合の工程が安定しているか
10. 仕事の流れが安定しているか
11. 急速に行う必要があるか

 

個人であればめんどくさいかという基準も
入ってくるでしょうが、組織なら
めんどくさくても処理させます。
その意味で、今回は評価点に入れていません。

個人の場合や人材採用・モチベーション観点からなら、
めんどくささも入れて提案しても面白いですね。

ご提案の素地に使ってみてください。

【編集後記】
UiPathで作ったRPAの新しいマシンへの
カスタマイズが一段落です。

追加で作っていくつもりです。

【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
子どもとお弁当

【子育日記(2歳)】
子どもがお弁当を渡してくれました。

包んだものを自分が直接渡したかったようです。
なんとなくですが、嬉しいものですね。

RPA
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