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中小企業が社内文書の電子化を始める際のフローの分業を考える

社内書類の電子化(以後、PDF化とします)がどんどん進んできています。しかし、電子化を考える時には何を電子化するか、何を捨てるか、どうやって効率的にPDFを作るかを考える必要があります。

中小企業での状況を考えた際に、社長や役員が事務実務をしていなかったりよくわかっていなかったりする場合があるでしょう。実務担当者で情報関連に長けている人が指揮権を取れるといいです。よくわかっていない社長の場合は、そのような人に指揮権を与えてください。

また、PDF化は、役立つことからどんどんしていかなければ続かないです。続くための仕組み化も必要です。今回はPDF化の細切れを検討しましょう。

大量の社内文章

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役立つものから行なう

PDF化をする際に一番気にしてほしいことは役立つものからPDF化することです。

倉庫に眠っていて役立たないものをPDF化しても効果が見えにくいです。PDF化し、閲覧がしやすくなったことの効果を実感しながらPDF化していくことが大切です。

中小企業で言えば、出荷関連の書類をPDFにするのはどうでしょう。

  • 毎日大量に出る
  • 保管が必要
  • 見返す可能性がある

この辺りの要件に当てはまるのであれば、検索しやすい名前をつけた上で保管するととても役立ちます。

事務方の担当の人は定型的な仕事が得意ですが、他の人の役に立つことでないとモチベーションが上がりにくいです。そう仕組みの基本理念にしていきます。

 

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分業して面白みを持たせる

PDFにする場合、分業することが大切です。細かい仕事にして空いた時間に行うこと。進捗を把握してみんなのモチベーションを高めること。こういったことを行わないと、PDF化は飽きます。

やった感じもそれほど多くないため、正直、面白みもないです。面白みのない仕事は続きません。

また、PDF化の作業は頭をそれほど使いません。やり方を決めておけば、気が乗らない時にちょっと1セットPDF化した。というように使います。体を動かせば終わる仕事は、頭が働かないときに済ませるように入れ込んでみましょう。

 

分業参考例

PDF化する対象の書類を絞ったと過程します。その後どのように分業するか考えてみるとこんな感じでしょうか。

  1. 束を外して大きさをそろえる
  2. PDFに読み込む
  3. (OCRをかける。自動実行の場合は省略)
  4. PDFに名前をつける

この作業は一連で行わないようにします。また、一人の人が全てを行わなくてもいいようにします。空いた時間に一人の人が束を外す→終わり。別の人がPDFに読み込む→終わり。のように、空いた2分でできるようにしましょう。

一連の流れで一人の人が行わないのは、飽きることを防ぐためです。

外注するか?

外注するかは悩ましい選択肢です。外注するというのは、企業内でPDF化の出来上がり品質や程度までをわかってからするのが安全だからです。後々抜けが分かっても、オリジナルの書類を捨ててしまうケースがほとんどでしょう。

案外と費用もかかってきます。「たまにしか見ない=キャッシュを生みにくい」データを作るのに明らかなキャッシュを最初から出すことに、中小企業の経営者は同意しないです。

それなら、まず始めて素地を作り、実際の工数、費用感、出来上がった後の役立ち感を実地で確かめてから提案書を作るべきでしょう。

オススメは外注から始めず、まずはちょっとやってみる。こんな感じがいいでしょう。

 

【編集後記】
朝の出勤時にコンビニでコーヒーを買わないようにしています。コンビニの朝は忙しく、何か殺伐としている感じだからです。その分、夕方に行って店員さんと雑談をしながらものを買うことが多いです。今日も冷えます。

【昨日のはじめて】
すき焼きにエビスビール

【子どもと昨日】
おばあちゃんにお風呂上がりに遊んでもらってました。眠いけど、遊びたい。そんな感じで、楽しんではしゃいでました。はしゃぎ疲れたら、その後はゆっくり寝ました。

総務部
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