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ムダな会議避ける2つの要点;目的見破り・次の行動を変えるトピック

お客さんとの打ち合わせでも組織内での会議でも、有効な内容にするためには会議の目的を理解することと次の行動を変える議題を選択することが大切です。

@会議前 by iPad Air

 
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ムダな会議の一覧

ムダな会議とはどんな会議か考えてみましょう。
  • 時間ばかりとる
  • 情報の共有で終わる
  • 次に活かせない
  • 眠い
  • 資料の読み合わせに終始

時間ばかり取る会議の発生

会議の議事進行が悪い可能性があります。進行役のファシリテーションや参加者の会議の事前準備の仕方が悪い可能性が高いです。

情報の共有で終わる

IT化が進行する前の年代の方は、会議は情報を「得る」側面が強いです。今現在は、情報はリアルタイムで取得できるため、そもそも目的が異なっています。

次に活かせない

良い内容を話していていても、次に活かす方法を考えない会議も往々にしてあります。

眠い会議

お昼からの会議の場合、とても眠い時間帯です。心構えをしておくか、その時間帯を少し避けた時間帯にすると良いかもしれません。

資料の読み合わせに終始

「情報の共有で終わる」に似ていますが、用意してきた資料を読むことが目的となって、その先の議論をすることが目的になっていない場合があります。

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 会議を有効にするための2つの要点

会議を有効にしていくためには2つの要点があります。

会議の目的を見破ること

会議の目的を理解することがとても大切です。そもそも自分が会議(有効なもの)という発想があって会議に参加していると思います。その「会議(有効なもの)」という共通認識が違っている場合があります。

上記のムダ会議を会議として定義している人と、会議(有効なもの)を会議としている人では、目的が異なっている点が重要です。

ムダな会議を有効なものとしなければならないという解釈を合わせてあげる必要があります。

話してみたいという人の場所は発散会と名付けて

単純に言葉のやり取りではなく、自分が発話したい人もいます。その場合の会議は、「発散会」と名付けましょう。発散会に対して、会議の様式を当てはめて有効かどうか判断する必要はないです。

自分のモチベーションを保つ道具にしていく

発散会が悪いわけではありません。コミュニケーションの一部として必要なときもあります。大切なのは、会議を分類し自分なりの咀しゃくをした上でモチベーションを保つことです。
 
唯一解はなくても、自分なりの理解をすることで打開策が見える場合も多いです。退屈な会議の際は、分析の基礎にしてみてくださいね。
 

【編集後記】
人と人とはよくも悪くもかなり違います。「承認」を題材にしたワークショップで、その人が感度を持って喜ぶポイントも、全く違いました。理解することの大切さと地道さを改めて感じます。

【昨日のはじめて】
歯医者カルテ取りが初めての人にカルテをとってもらいました。

【昨日 子どもと】
アヒルを使って遊びました。でも、動くアヒルだったのでちょっと怖がって泣いてしましました。今度は動かないアヒルを探そうと思います。