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常接続時代。組織でIT機器が原因の注意散漫を避ける4つの方法

デジタル機器の発展で、いつでも連絡がとれる時代。
雇用主は従業員に常に連絡がとれる状態になってほしいと考えます。

しかし、とある研究によれば常に連絡がとれるのは
没頭したり製品レベルについて考えると逆効果という考えもあります。

Harvard Business Reviewから生産性を落とさず
チームを進める方法のヒントを探してみます。

degital device

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スマホと生産性

平均的にスマホは一日150回程度チェックされています。
開け閉めにかかる時間で換算しても2時間半くらい。

一文のテキストメールがきます。これを読めば2.2秒。
合間に触って読みたくなるものですが、
読むと間違いの率を2倍にするとの報告があります。
そして前の仕事に戻るために11分かかると。
スマホは便利よりも強制力を与えるものになっています。

生産性への注意を逸らすこのような長期間の衝撃は
生産性を上げるよりも上回るものです。
26%のスマホユーザーはいつもオンライン状態です。
そして、鳴っていなくてもスマホをチェックします。

こんな状態に陥らないために、または、少なくとも
バランスを取るために、雇用主はデジタル機器の良い意味の
文化を育むために確立された慣習を作ることができます。

 

対策方法4つ

1. 心の充電のための静かな場所を創る

とtも社交的な人でさえ、仕事の中断の時間が必要です。
従業員に仕事やデジタル機械からちょっと離れて単に考える
ためのスペースを設けてみてはどうでしょう。

とある調査では89%の人が、この充電が仕事の押し上げに
つながると回答しています。

2. スマホなしで休憩をとれるようにする

デジタル機器から離れたいと考えている従業員でも、休憩中に
そうった従業員の半分の方はデジタル機器に触れています。
休憩中にスマホを触ることがその後仕事に戻った際に
生産性を落とすことをわかっていながらです。

世界の4000人以上を対象にした2019年の調査では、
自分を不幸せと考えている従業員の57%はお昼時に
ソーシャルメディアを使っています。
逆に幸せと回答した人の3倍弱は、友人とお昼を過ごしています。

3. 返答ポリシーを明示する

多くの従業員は終業後や週末、または休暇中であっても
連絡を受けてしまえばすぐさま返事を
しなければならないと感じています。

55%のアメリカの従業員は夜11時以降にメールをチェックしており、
44%の人は会社からの連絡を見逃さないように枕元に携帯を置いています。

だからリーダーは積極的なデジタル機器の使い方の文化を、
例えばいつどのように返答をするべきかのポリシーを
明示的に創るといいです。

デロイトはこういったコミュニケーションを
どのように取るかを書面化し始めています。

4. 集中する時間を切り出す権利を従業員に与える

ミーティングやメールの洪水の中、従業員は
邪魔されずに仕事を終わらせる時間が足りないと
感じています。

どこで何をしているとの自動返答を設定して
いつ戻るかを書いておくこともできます。
小さな挙動が他のメンバーへの尊敬につながること、
そして、仕事を上手にこなすことへのシグナルでも
あります。

まとめとして

精神的にも肉体的にもオフィス内を変革することで、
従業員はデジタル機器による注意散漫を防ぐことができます。

チームをまとめ上げるのは、組織の悩みです。
注意散漫になりそうな状況を制度を使って上手に
制御することも考えるべきことかもしれません。

また、一人で仕事をしていても類似のことは
あり得ることで、上手に対処を考えておきたいものです。

一人で仕事をしているときは、分業でない分見えにくいですが、
組織での役割分担を自分の中にイメージすることで
一人の中でも上手に役割を切り分けて生産性の
向上につなげられるでしょう。

参考になりそうなところがあれば、
使ってみてください。

【編集後記】
今日は朝から掃除です。
気になるところをまとめてきれいにできると
スッキリします。

【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
ウコンの力スーパー

【子育日記(2歳)】
言葉がどんどん出てくるので、
相手をしていて新鮮です。

漢字は関係ないので、誰かが使った言葉を
上手に取り入れています。それも、優しい・
難しいを問わずにです。

変なことは言えませんね。

総務部
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