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会議で意見が出ない時に改善のためにチェックする7つのこと

会社の会議。

その中でよく、「会議で意見が出ない」と。
そもそもの前提要素が上手でない会議かもしれません。

形式を選べない場合も多いので改善提案は
しにくいところですが、改善のためにチェックするポイントを
あげてみます。

全てを仕切り役の方に提案するよりも、
優先的に効きそうな何点かを進言するために使ってください。

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1. 人数が適切か

まず考えることは人数が適切かどうかです。
多いと活発な発言はしにくくなります。

小さな会社だからって全員で話し合うなんてことを
推奨されてませんでしょうか。

全ての関係者を一堂に集めて話をしたがってませんでしょうか。

多い場合は、4−6程度の人数にグループを分けて
意見出しをした方がいいです。

必要に応じてグループ枠組みを区切りましょう。
意見出し部分と全体の総括を分ければ活発な意見出しの
グループ雰囲気を作れるでしょう。

2. 意見を即座につぶして答え合わせしてないか

グループ内で、即座に意見をつぶしていないか確認しましょう。

つぶしている場合には、「意見数をたくさん出すこと」が
目的であるとお題を共有してから進めます。

会社には上下があるため、出た意見をその中の偉い人の
指針で確認しながら意見出しさせていっていることを見かけます。

出てきた意見を片っ端からつぶしていっては、
そのグループで意見を出そうという雰囲気ではなくなってしまいます。

そもそも、世代間にもギャップがあり、
役職持ちの方の意見が絶対正しい訳ではありません。

世代によって正しい基準が変わることも多いです。

前提の中にも、基準の話は入れておきましょう。

3. 発表会になってないか

意見を出す時間がそもそも会議に組み込まれていますでしょうか。

単なる発表会をするだけでは意見は出ません。
発表した内容に対して意見をする時間をとることが
意見出しを促進します。

日本人が多ければ、誰かから何かを発言する雰囲気に
なりにくいこともあるため、上手に前提を作って
全体を促進しましょう。

その中の一つのことが、意見を出す時間を
きちんと進行役がとることです。

4. 目的は明確か

会議の目的が明確になっているかは大切です。

目的がないにも関わらず会議をしていることもあるでしょう。

目的がないのにも関わらず、会議をしても
なかなかいい案は出てきません。

「東京から北海道に向かう」と目的を決めるからこそ
進んだか後退したかがわかります。

目的を明確にして進めているかは考えるポイントです。

5. 権限セット

目的作成しているのかと権限があるかどうかは
セットで大切なところです。

役職者が必ず目的を設定するとか、
権限がある人が進行役をする必要はありません。

役職者が、その場の仕切る役割を
誰かに与えて進行させることで権限セットが
そろいます。

全て自分でやろうとせずに
一部でも誰かに委ねて進めると
意外と会議の負担を減らして進められるかもしれません。

権限委譲も駆使して、上手に権限セットをそろえておきましょう。

6. 板書してるか

口頭だけで会議を進めているのであれば、
会議の内容をホワイトボードなどに書いて
話の方向性を常に見えるようにしましょう。

誰かがの話を全て一字一句漏らさずに聞くのは難しいです。

Aさんは、Bさんがいっていることを聞いていないかもしれません。
でも、CさんはBさんがいっていることを聞いていた。

AさんとCさんの発言は噛み合わない方向に進むやもしれません。

板書をして書き出しておけば、Aさんが聞いていなくても
あとあと板書を見れば話の方向性を理解することができます。

板書をして方向性を整えましょう。

7. 意見をいう雰囲気か

ファシリテータは意見を言える雰囲気を作りましょう。

誰かがやってくれるだろうなど、他人任せにしても
雰囲気はなかなか出てきません。

意見を言いやすい雰囲気をファシリテータや
ファシリテータのサポート役の人に作らせましょう。

否定しないルールの説明や音楽を使った
方向性整えなど、基本的なところをしっかりおさえておくと
意外と雰囲気はよくなります。

まとめとして

会議で意見が出ない時のチェックポイントを
7つまとめてみました。

役割もあるため上手に提案できないときは
チェックポイントから該当する3つのうちの
一番ききそうな1つだけ提案するなどして、
小さな改善を実現するところから始めてみましょう。

【編集後記】
大学の後輩と少し飲み歩きしました。
成長を目の当たりにできて嬉しかったです。

【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
チャイナブルー

【子育日記(2歳)】
朝一緒に起きてご飯をのんびり食べました。

お皿運びを少し手伝ってくれるので、助かります。