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総務担当者が文章をソフトに校正する際に気をつけている7つのこと

総務関連の仕事で、意外と来るのが校正です。
はっきりと校正してほしいと言われることもあれば、
なんとなく「みてくれ」という程度で
校正を意図している場合もあります。

だから、「校正する仕事だ」とこちらで認識を
分けることから始めることが多いです。

校正するにしても、どういった文章を
どのレベルまで手を加えるか、定義づけをしてから
始めます。

今回は、ソフトに校正する際に気をつけている
7つの点をまとめてみます。

7points for General Affairs in Proofreading

 

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1. 赤ペンを使わない

基本的に赤ペンを使いません。
これは私だけの配慮かもしれませんが、
赤ペンは「上→下」のような関係性を
なんとなく連想させます。

総務へ来る校正の仕事は、最初に申し上げたように
はっきりと「校正してくれ」と言われないこともあります。

校正軸を作るところからの仕事になるため、
提案ベースのことも多いです。

後述する別の理由もあり、色分けの数が
足りるのであれば赤ペンは使いません。

後輩に対しても同様に間違いを認識させすぎて
へこませないようにするために、赤ペンを使いません。
競争心が高くなくても、結構凹む子は多いからです。

2. 書き手の面子を大切にする

赤ペンに通じるところがありますが、
書き手の面子を大切にするようにしています。

間違いを言わないのではないのですが、
間違っていても、間違いについて言及できるように
コメントを工夫します。

そのことを知らなかったことで相手を責めたり
悪くいったりにならないように。

仕事上の人間関係がフラット化している表れかもしれません。

3. 書き手の言い回しを大切にする

書いている人の文章にはそれぞれの味があります。
うまい文章に直してくれとはっきりしたオーダーを
もらえば遠慮なく直します。

でも、できる限りはその文章を書いた人の
味を大切にするように、骨子をできる限り残した
言い回しにしています。

変更を勧める場合のコメントは提案ベース。
絶対変えた方がいい点は、もちろんわかるようにします。

一方で、変えても変えなくてもいいし、
ちょっと裏読みするとこうなるよという場合は、
その背景を説明するようにしております。

4. 場面と誤解がないようにする

言葉は立場とくっついている場合も多いです。
「冗談で言った」でも、口頭なら通じるものでも
文章に起こしてしまうと誤解が生じてしまう内容があります。

冗談なのか法律関係の暗喩なのかわからない表現も
そういう例の一つです。

誤解がないように。立場のある人が話すと
「冗談だった」ではすまないこともたくさんあります。

その場合は、強めに理由とその表現を
やめた方がいいことを強調します。

わかってもらうために赤を使ってもいいです。

5. 社内の立場と社外の立場を混同させない

文章がどこに向かうかは、とても大切なところです。

ビジネスマナーの本にも社内と社外の文章が
分かれて載っていますね。

社内文書と社外文書では立場が違うので言い回しも
異なるのは自明ですが、意外とどこかに社内の立場への
表現が含まれている場合があります。

組織ですから、配慮するような表現を全くなくすことは
できないかもしれませんが、できる限りそれを見えなくする、
でも社内からは見えるようにするようお化粧をするようにします。

 

6. 先生、生徒の関係でないことを理解しておく

部署が違えば自分が知らないこともたくさんあります。

比較的多分野に長けている方であっても、
双方向に矢印が向いている関係、先生と生徒ではないことを
理解して校正するといいです。

校正前に思い込みをなくすことに役立ちますし、
様々な年齢の方から教わることは多いです。

こちらの知識や技術の吸収のためにも
関係性はフラットにしておきましょう。

7. さりとて何か次へヒントがあればささやかに贈る

今回ご紹介した校正はソフトな校正。
校正の軸作りから行うような校正でした。

だからといって、提案をしないのではなく
受け入れやすいような建設的な提案をすることを
念頭に置いています。

強くいうことが目的ではありません。

成果である文章をセンスのいいものに。
さりげなくキラリと光るものにするために、
相手に提案事項を聞いてもらいましょう。

まとめとして

今回は文章をソフトに校正するような場面に
気をつけていることをまとめてみました。

同じことをするにしても強度を変えられるのは
一つの強みになります。

ソフトな文章提案をする際に
お役に立てれば嬉しいです。

 

【編集後記】
来年の予定を少しずつ入れ始めました。
判例研究でパンパンなのですが、
先の予定にも時間を割いて実りあるものに
するつもりです。

【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
とある統計分析

【子育日記(2歳)】
この年代はオノマトペが好きなのでしょうか。
聞いた面白い音(らしきもの)で
「あはは」と急に笑っています。

ウケる音を探そうかなと。

総務部
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