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独立した人が参考になる、よく間違う経理部員の悪い経理処理の方法

独立されている方にとって日々の経理はとてもわずらわしいです。

不定期に請求書がきます。
証拠として保存する必要があり、PDFの場合も最近は混じっています。

どういう形式でもらうか、入り口をどのようにきれいするか、など工夫する箇所はたくさんあります。

ただ、どういう感じで処理すると経理の効率がいいかを、できない経理課の人の悪い例を反面教師にしながら考えてみます。

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悪い例1:常に後回しにする

請求書を開封して必ず放置するクセがあります。
「請求書をすぐに処理する」とは対極で、「必ず放置する」のです。

請求書はお金は請求してもやり方を請求してきません。
単なる紙切れかデータです。

その経理部員を叱咤しませんので、怖くないのです。

放っておいても次の処理をする上司が言うまでは問題にならないのです。

放置する結果、遅かったり、期限までに入力がされていないことにつながります。

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悪い例2:一挙に処理する

たまってから処理したいのか、一挙に処理をしたがります。

一挙に処理をするのは、効率的なようでそれほど効率は上がりません。

1枚の単純な請求書を処理することは簡単です。
でも10枚の単純な請求書を処理するのは、簡単ではありません。

処理はちょっとずつ異なりますし、たくさんを処理すれば上手に頭を使って処理する必要性が出てきます。

一挙に処理するのは、単純なことを少しずつ複雑化する工程となります。

複雑になると間違いやすいです。

悪い例3:締め切り感がない

いつやっても同じだろうと考えて後回しにします。

数字が早く上がってくることは未来の見通しを早くできるので利点です。
でも、なかなか現場でそう思えない方もいる。
仮でもいいので、何かしらの締め切りを用意する方がいいですね。

やっていないと困る日の数日前をいったん仮の締め切りにすることで、ちょっと早めに区切りを作ることもできますので、ご参考に。

悪い例4:来た書類を整理していない

請求書を適当に保存して、やらないといけないことかどうかわからなくしてしまっています。

封筒を開けて、ふと、そのへんに放置する。
どこかの書類の上や間に置く。
なぜか目立たないところへしまい込む。

この辺りを無意識にしています。

すぐに処理できないからといってどこかにしまい込んでしまうと、出す手間が大きくなります。

いったん保留する場合は、どこか決めたところに目立つようにおいておきたいものですね。

悪い例5:手順を決めていない

気分によって手順が変わるので間違いやすくなります。

経理処理は、手順をはっきりさせなくてもなんとなくできる。
でも、その分間違いやすくなります。

対策でチェックシートもいいのです。
が、日々の細かいタスクにチェックシートを適用しにくい場合も。

例えば、途中で保留しておくとしても「入力の手前までは終わらせておく」「中座したリストに入れておく」など、保留までの手順を用意しておくことも可能です。

すぐやるのが一番いいのですが、そうでなければ手順を決めて保留しておく方法がとれます。

悪い例6:単純仕事となめている

大した仕事ではないとなめて間違っている感じを受けることがあります。

経理処理は、大きな仕事を分解した結果としての仕事です。
単純になるのも当然。

気持ちが乗らないこともあるでしょう。

経理処理が必要と考えると小さいのなら、独立した人にとってその結果が大切なんだと、その先を求めるようにしてはどうでしょう。

まとめとして

独立した人にとって、経理はメインの仕事ではないのでやりたくないことの一つでしょう。

実は、経理部員も似たような感じの人がいます。

最近は経理でも仕事を兼ねていたり専門の知識を学ばずに処理をしている人もいるからです。
仕事としてはだめなのですが、悪い例を見せる意味で役に立ちますね。

独立した人でどこか当てはまれば、笑い話にしつつ、ちょっとだけ工夫の参考にしてみてください。

【編集後記】
ZOOMのような同期型のサービスが盛んに議論されますが、テキストだけで時間を合わせずにやり取りできる方が、効率はいいです。

日本の多くの企業がそこに向かわないのは、「ミーティングは顔を突き合わせて」文化の延長に対面ソフトがあるからでしょうか。

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