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経理部員が経費精算の数字をチェックする前に作った人をチェックする5点

組織で経費処理が回ってきたら当然、内容を精査します。しかし、内容以前に誰から回ってくるかで経費の処理にミスが含まれていることがよくあります。

よく間違った処理をしてくる人のあるあるとして、経理部員が感じる特徴を5つまとめてみます。

 
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通常業務でのミスの度合い

経費精算で回ってくる書類のミスが多い人は、通常業務でもミスが多いです。

なんとなくで書類を作っている状態。
経理書類は、経理担当者や上司が必ずチェックをする書類。
自分のメモとは違います。

見られることが前提にある書類です。

しかし、ルールがありルールに従えば間違いはないものです。

基本をしっかりと理解していない場合、間違うことが多い傾向があります。

 

イレギュラー対応が多い仕事に慣れているか

これまでの仕事経験上、イレギュラーな対応多い仕事であるかどうかで、臨時経費の処理の間違い度合いが変わってきます。

不思議なのですが、臨時の処理を必ずといっていいほど間違う担当者がいます。

なんとなくで仕事をしている。イレギュラーな処理にも通常業務と同等の注意しか払っていない。
そんな理由で間違っています。

イレギュラーな処理に慣れているかどうかで、臨時経費処理の間違う確率が変わってきます。

 

作った人が数字の意味を分かっているか

なんとなくで書類を作っている人に見られるものです。

作った数字がどんな意味を持っているか見直さずに作成しっぱなしで終わりの人がよくやらかすものです。

どことどこの数字が合っているべきというトリガーのようなものを持っていると少し注意できるかもしれません。が、数字を何かの記録ではなく羅列と見ていると、なかなか正確な書類を作ることができません。

 

過去のミス履歴

過去のミスの履歴が多い人は、(当然ですが)これからくる書類のミスも多いです。

途中で改善されることはあまりありません。
仕事に慣れてきて減ることはあっても、慣れてきて増える人もいます。

ミスの傾向を見ていると、これは今後もなくならないなと分かる人がいます。

注意してチェックするべき人です。

 

タイムカードの打刻もれ

タイムカードの打刻漏れが多い人も、経理書類関連でミスをすることが多い人です。

「ミスが多い人が間違う」という点に通じるものがあります。

間違ったら直せばいい。
間違って指摘されてもしょうがない。
間違って落ち込んでしまうが注意するきっかけをどこにするか自分でトリガーを用意できない。

この辺りでしょうか。

基本的なことを間違う人はその他のこともよく間違います。

 

まとめとして

どんな人の経費精算の書類に間違いがあるか。内容を全て注意することも良い方法ですが、どのあたりに間違いがありそうかのあたりをつけながらチェックすることが別の角度から見る方法です。

誰の書類をしっかりとチェックしてあげるべきか、当たりをつけてもいいやもしれません。

 

 

【編集後記】
これでもかというように仕事が押し寄せてくる状態。今を乗り切って、そしてこの勢いで定常的な仕事を減らせるような動きを模索中です。

【昨日のはじめて】
ビートルズバー

【昨日の子育日記】
帰り際に、友達が泣き出したとき、急に走っていってその子の名前を呼びました。

保育所の先生も初めて聞いたらしいです。
友達同士で名前を呼び合うのもすぐでしょうか。楽しみです。

 
経理
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