総務や通信関係を担っている人は、通信機器の性能をまとめた表を作るようにしましょう。

記録をすることによって、更新するときの準備を早くすることができます。

 

 

パソコンの性能一覧は会計データに出てこない

パソコンの性能の一覧を作っておくのは意外に大切です。

パソコンは、10万円未満で固定資産で計上していない場合や、30万円未満の少額減価償却資産で、一覧に計上していないこともあるでしょう。
また、計上していても、会計データにその性能を載せていることはほとんどないはず。
「パソコン1台」程度の記録があっても、その型番も記録にないものです。

そうすると、一覧して後で見返すという状態にできていないことが考えられます。

一元化して見ることができなければ、下地データがない状態なので、改善行動が取りにくいです。

 

並べることで法則性が見えて更新しやすくなる

一覧にして記録しておくと、何かしらの方向性が見えてきます。

例えば、一定期間でパソコンを壊しているとか。
実際に通信機器を管理していると、その扱いの悪さに差が出てきます。

3年もたたずに壊している人がいます。
そういう人は、次のパソコンも早めに壊していました。

壊しはしなくても、扱いの雑さが気になります。
そこのゴムが擦れて粘ついている人もいます。

同じ時期に購入したパソコンでも、人によって差が出るので、扱いの差が明らかです。

こういった違いは、購入したデータを並べることで見えてきます。

 

会社で5年程度使うとしても電池の減りは気にしたい

パソコンを5年程度使うにしても、電池については3年前後でヘタってきます。

完全の一歩手前までの充電と、完全放電の一歩手前までの使用を繰り返した方が電池にはやさしいです。
でも、それほどきっちり電源を接続できないでしょう。
途中で切れたら困る状況では、フル充電されていても電源に接続しているでしょうし。

本体を更新しなくても、一覧表に本体の購入時期を記載しておけば、電池がヘタってくる時期を予測することができます。

本体の消耗品費用を気にするのと同時に、電池が減りすぎて構成員の効率が落ちていないかも見たいところです。

 

3年程度が経過すれば電池がつかなくなっている人が出てきます。
例えば5分程度しか外していないのに、充電がなくなる方など。

この検討においても一覧表が便利です。

 

まとめるときの一例

では、Excelなどで一覧表を作るときに、何を記録しておくといいでしょう。

もちろんたくさん記載しておくと十全でしょうが、めんどくさいです。

というわけで最低限必要な内容として提示したいのが、

  1. 管理番号
  2. 購入日
  3. パソコン名
  4. 使用部署
  5. 使用者
  6. メーカー名
  7. 品番
  8. CPUの能力
  9. メモリの能力
  10. OS
  11. Officeの有無(世代管理のため)
  12. 特別に入れたソフトウェア
  13. 購入時の金額
  14. 保証期間

あたりでしょう。

最低限にしたい方は、上記から減らしてもいいです。

 

まとめが役立つとき

上記のまとめが役立つ場面を書いておきます。
その場面がこないと感じる場合は、その項目を消して一覧にしましょう。

  1. 管理番号
    • 本体にテプラなどでシールを貼っておきます。見た目でどれかが判断できるようになります。
  2. 購入日
    • いつ買ったかは、買い替え時期や電池の交換時期をはかるのに便利です。
  3. パソコン名
    • ネットワーク管理をする際は、デフォルトの名称だとやりにくいです。変更後の一覧を作ると便利です。
  4. 使用部署
    • どこの部署が所有しているか簡単に把握できます。
  5. 使用者
    • 誰が使用しているかも、わかると当然便利です。
  6. メーカー名
    • どこの会社のものを購入しているか、あるいは商社が介入しているなどあればそれも書いておきましょう。
  7. 品番
    • 「パソコン」では修理するときに、意味がわからなくなってしまいます。品番も控えておくと役に立ちます。
  8. CPUの能力
    • 買い替えの際の能力をはかるのに便利です。同じ程度のものがほしい場合でも、現在地を知っておくと選びやすいです。
  9. メモリの能力
    • 通常のものと、設計や動画編集などのものだと必要とされるメモリのレベルが変わります。使い勝手のレベルと能力値を比較できるので便利な項目です。
  10. OS
    • すべてがWindows機器であっても、OSが一斉更新になることを考えると知っておきたいところです。すべてがWindows10であればしばらく不要でしょうが、いつかはその上のOSが出てくるので、更新対象を理解しやすくできます。
  11. Officeの有無(世代管理のため)
    • Office365などを入れている場合でソフトウェアのサブスクリプションが流行っていますが、インストール型のOfficeも組織内であれば混じっているはずです。あるいは、OpenOfficeを使っているなどを記録します。
  12. 特別に入れたソフトウェア
    • 特定のパソコンにだけインストールしたソフトウェアがあれば、これも購入価格とともに記録しておくと更新時に検討しやすいです。
  13. 購入時の金額
    • こちらも更新時の予算取りなどを考えるのに使えます。
  14. 保証期間
    • 買い換えるのか、安く修理するのかを判断するのに便利です。

 

という形で、理由の内容を使わない場合は、その項目を省きまそう。
表を作る際には、網羅的にしたいという欲求が出てきます。
でも、そうではなくてまずは最低限の表を形にすることが大切です。

パソコン管理の表作りを検討している人の参考になればうれしいです。

 

【編集後記】
用事があって病院に行って支払いをすると、感染対策費が加算されていました。
特に文句はないのですが、支払った内容をしっかり確認するのは大切だと感じました。

【運動記録】
ストレッチ○ 筋トレ○ サプリ○

【子育て日記(3歳・0歳)】
下の子の用具を上の子がしっかり用意してくれるようになって助かっています。
成長過程でいい勉強になったらいいなと感じるところです。