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辞めなくても辞めるときのマニュアルづくりがしごとの効率を上げる

しごとの効率化に、辞めることを想定したマニュアルが役立ちます。

まだ、しごとを担当しているのに「やめるとき」を想定するのはどうかと感じるかもしれませんね。
でも、そのしごとの終わり方を考えておくというのは、どういう形で日々のしごとを保持したり、処理したり、伝えたりするかがはっきりします。

*カフェで一息つきながら

目次

その情報は次の担当者に送るべき大切な情報なのかを選別できる

今やっているしごとが、次の人にとってどのような位置づけかを理解できます。

  1. 定期的なしごとなのか。
  2. 不定期だが比較的多く来るしごとなのか。
  3. 単発のしごとなのか。

 

この3つを区別することは、けっこう簡単ですよね。

ただ、日常やっているしごとのすべてに対してこの簡単な問いを発しておくのは、めんどうなものです。
一方で、次の人に引き継ぐという仮定があれば、この判断は逐一行うことになります。

結果的に各しごとがどれくらい大切なのかを改めることができます。

 

マニュアルでしごとの骨子が見える

日々のしごとのマニュアルづくりをすることで、

  1. 詳細に書けること
  2. 詳細に書けないこと
  3. 書く必要がないこと

のように、その分量を客観視できます。

「詳細に書けること」は、それくらい書く必要があることでしょう。
自分のしごとの中心的な内容になっているはずです。
あるいは、きちんと定型化できているしごとともいえます。

「詳細に書けないこと」は、定型化できていないしごとです。
その都度の柔軟な対応が必要であったり、定型化するほどの量が来ていない単発に近いしごとかもしれません。

「書く必要がないこと」は、もう2度とこないしごとであったり、自分の本分ではないしごとだったり。

ここで、自分の本分ではないしごとと割り切れれば、関わり方を薄くするという選択肢が出てきます。

まだ、誰かに引き継ぐということでないにせよ、自分の中で、このしごとは、捨て置いていいしごとと判断ができます。

引き継ぐ必要がなくても、マニュアル化をすることで、大切かどうか、骨子になっているかどうかを考えさせられます。
また、次の人への伝達の粒度を意識できます。
そうすることで、そのしごとに対する自分の意識を変えられるでしょう。

 

連絡先の強弱がわかる

今お付き合いがある取引先との関係性を見直すことができます。

  1. 定期的に取引をしている
  2. 中長期のプロジェクトに共同している
  3. 単に売り込みをされただけ

など、どういう区分かがわかります。

連絡先は、一覧にするにしても、次の人が知りたいのは骨子部分です。
2割り程度の重要な取引先についてしっかりと伝えておくことで、しごとの連絡先で困ることを少なくできるでしょう。

連絡するかどうかわからないような取引先は、予備のリストにしておくか、名刺の本体だけを渡すことも考えられます。

営業職のようなしごとでは、単発だから不要な取引先というようにはしにくいです。
CMSのような共有データ化を促して、個人の裁量による判断を狭めるのはその意図があります。

こういったマニュアルに、逐一起こしていくのはとても面倒です。
面倒なので、取捨選択が起きます。
結果、実際の付き合いにも取捨選択が出てきて、整理がはかどります。

 

まとめれば、読んだときの見え方がわかる

マニュアル化をしていけば、自分のしごとの全体の見え方がわかります。
マニュアルをつくって、吟味せずに提供してしまうとどんな見え方かわかりません。

去っていく人は悪く言われることもあることを念頭に、抜けや半端な伝達を避けたいもの。

辞める前からこういったマニュアルをつくっておけば、全体を読んだときの見え方をはっきりさせられます。
推敲の時間をとって、事後の印象の方向性もつくっておきましょう。

 

送る情報は自分に送る情報にもなる

こういったマニュアル化における情報は、誰かに送る情報だけでなく、自分に送る情報にもなります。
もちろん、早めにしたためればですが。

そして、こういった情報を他の人に提供して終わりではとてももったいないです。
自分にこそ、こういった情報をまとめて提供しましょう。

そうすることで、しごとの見直しであったり効率化につながります。
不要なしごとの取捨選択であったり、定期的なしごとかどうかの見極めにも使えます。

しごとに飽きたり、暇ができたりしたら、ぜひマニュアル化をしてみましょう。
伸ばしたい自分の脳力の整理などにもつながるかもしれません。

 

【編集後記】
雨続き。
ずぶぬれになったのですが、季節を感じて楽しかったです。

【運動記録】
ストレッチ○ 筋トレ○

【子育て日記(4歳・0歳)】
上の子と下の子と3人、雨の中、お散歩しながらお買い物に。
上の子は長靴で武装しているので、水たまりもいくらでも入っていいということにして進みます。

目につく水たまりはほとんど制覇したので、満足気でした。

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