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捨てづらい共有資料の廃棄は、時間に解決してもらう

捨てづらい共有資料があります。

自分以外も関わっているプロジェクト。
様式がまとまっている資料。
最近の仕事の資料。

すぐに捨てにくいものでも
より分けておくだけでもだいぶ変わります。

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理由があって捨てにくい書類

自分以外が関わっているプロジェクトの
資料はとても捨てにくいです。

権限が自分にないことも多いです。
ふいに資料を出せと言われると困るので
捨てにくいことも考えられます。

また、部下を書庫代わりにしている上司もいます。

厚みがある資料は回したり任せたり。
そして必要なときに、「出して」と言う。
その役割にされると、資料を捨てにくいです。

 

様式がまとまっている資料も捨てにくいです。

これは人によるかもしれませんが、
銀行への提出書類は、銀行印があったり
過去を参照するのにちょうどよかったり。

結構昔の資料も同じようにとってある場合も
見かけますし、上司がそう判断すると変えにくいです。

 

最近の仕事の資料が捨てにくいのはよくあります。

もう使わないとわかっていればいいですが、
その後、問い合わせを受けてしまうと参照を
する必要が出てきます。

 

□サービスメニュー

 

なんとなく捨てにくい資料

この他なんとなく捨てにくい資料もあります。

使うか使わないかはっきりしなかったり
仕事への愛着があったりすると捨てにくいです。

使う期限を決めるのが資料整理の基本。

3年以上前にさかのぼることがない、など
いつまで使うことが多いかを理解しておくと
捨てる時期を決めやすいです。

でも、捨てる時期がわからない組織の場合に
この資料整理を無限にしているといえます。

最初のきっかけをもらえないと廃棄する期限を
決められずに、結局ずっと取っておくことに。

 

だからこそ、別に保管しておくと
わかりやすくなります。

「2軍」として、すぐには捨てないけれど
別に分けておきます。

2軍にして 時間に解決してもらう

2軍の資料は、スキをみて捨てましょう。

自分以外も関わっているプロジェクトでも
ある程度の時間が経てば捨てていい部分が増えます。

様式がまとまっている資料について、
分けておけば見返すかどうかを理解できます。

見返さないなとわかれば、
保管しておく必要はなくなりますね。

最近の仕事の資料も時間が経てば
捨てていいと実感できます。

というわけで、すぐに捨てられない資料も
時間に解決してもらうために、
分けて保管をしてみましょう。

【編集後記】
新しいジャーナルの検索をしています。
見つけるまで時間がかかりました。

【運動記録】
ジョギング○ ストレッチ○ 筋トレ○ サプリ○

【子育て日記(3歳)】
クリスマスを前にゼログライジスを購入。
まだ早すぎるので、別のプレゼントも買うことになりそうです。。

総務部
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