しっかりと必要なことをこなしたければタスクリストが便利です。
ただ、むやみやたらにタスクリストを増やしていいということでもないです。

タスクリストはできる限りシンプルにすることでしょう。

*見るメーターを決めておく

増設しすぎのタスクリスト

しごとによく抜けが出る人と話をした際に、「タスクリストを作っているが役に立たない」と。
「抜けたり忘れたりがよくある」との話でした。

もともとの整理をうまくやっていないのでしょうが、しごとをもらった瞬間に一つのタスクリストに落とし込んでいないのかなと。

複数のタスクリストを作ったり、いろいろな場所にタスクリストをつくったりすると、どうしても抜けもれが出てきます。

そういう性格なんだという言い方をしていましたが、性格の部分と技術の部分が、この方に関しては一部混ぜて考えてしまっている可能性がありました。

性格を変えるのは難しいでしょうから、性格に原因を求めてもストレスなだけです。
そうではなく、やり方(技術の部分)を変えることに方向性を変えてもらうといいかなと。

 

チェックリストとタスクリストを分けているか

話を聞いていて感じたところとして、タスクリストにチェックリストを入れ込んで混同していることも、複雑化の原因のようです。

例えば、Aというしごとをこなすというチェックリストがあったとして、

  1. 完成までの納期を9月に収める
  2. 主要パーツは指定の材料を使う
  3. 接合部分の形は指定のものを使用する

といった項目は、Aというしごとをこなす下の層にあります。
それを、チェックリストが役に立たないとしていた方の例であれば、

  1. Aというしごとを完了させる
  2. 完成までの納期を9月に収める
  3. 主要パーツは指定の材料を使う
  4. 接合部分の形は指定のものを使用する

のように並列的に配置をしているようです。

本当であれば、このように下層に置くべきです。

  1. Aというしごとを完了させる
    1. 完成までの納期を9月に収める
    2. 主要パーツは指定の材料を使う
    3. 接合部分の形は指定のものを使用する

また、いつもいつもチェックする項目は、タスクリストに置くとムダに長くなります。
チェックリストとしてタスクリストから独立させてしまうことで、全体の管理がしやすくなることもあります。

 

できないと感じたら、なおのことシンプルにしなおす

タスクリストが役に立たないという方と話して感じたことは、普段からタスクリストを使っている方でも、できる限りシンプルにすることが大切ということです。

また、できないと感じたら、持っているタスクリストをさらにシンプルにするように心がけます。

しごと本体を上手にこなすことはしごとの一部であって、下準備を上手にこなすことがその全体の質を高められると、その方との話から改めて感じました。

「できない」と感じることがあって、それをこなしたい方であれば、タスクリストを使って。
そして、そのタスクリストはできる限りシンプルにするようにこころがけるといいです。

私も、今日のタスクをさらにシンプルにするために、見直しをしてみます。