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ワークショップのタイムキーパーの役割に注目してみる

ワークショップをするとタイムキーパーの役割が出てきます。

司会やファシリテータが兼任することもありますが、
影の役割のようなタイムキーパーはどんな役割なのか。
注目がてらに整理をしてみます。

司会やファシリテートが兼任する場合は、
役割を分けて認識しておくと役に立ちます。

timekeeper

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タイムキーパーの役割

主要な役割は打ち合わせやワークショップにおいて、
時間通りに議題やプログラムに合わせたスケジュールを
進められるようにする役割です。

責任としてあげられるのは、

  • タイムキーパーの役割を周知すること
  • 進行度合いを知らせること
  • 進行役に必要に応じて時間レポート(情報共有)すること

 

進行度合いは、赤青黄色の色表示イメージを伝えるといいです。

事前準備と自己紹介

進行表の確認

打ち合わせやワークショップが始まる前に
進行表を印刷しておきましょう。

進行表がなければ、何をどれくらいの時間使って
話をするかを簡単にメモしておきます。

時間進行を示す方法の確認

口頭で言ったり、スマートフォンのタイマーを使う
ことがシンプルな方法です。

ただ、タイムキーパーを分けて役割づけできるなら、
別の方法で示しても面白いところです。

色や光がマイルドかつ視認しやすいです。

色で分ける場合は3色ボードを用意します。
手順としては

  1. 最初は青を出しておく
  2. 中盤に差し掛かったら黄色にする
  3. 残り1分で赤にする

光で行う場合は、色が変えられるライトで
同様の3パターンを示すのもいいです。

タイマー操作と光や色の操作は何度か
練習をしておきましょう。

全体への説明

打ち合わせがやワークショップが始まったら、
タイムキーパーの役割を改めて説明しましょう。

タイムキーパーは時間管理をするのは当たり前ですが、
タイムキーパーに従って進行することが
「成果を高められること、ゲストや新規参加者にとって
役に立つこと」に言及しておきましょう。

その後には、自分のその日の気分であったり
最近考えていることなどを合わせてオリジナルの
一言を添えて紋切り型にならないように
一味つけておきます。

時間があれば、タイムキーパーがうまくいった例と
悪かった例でどういう結果になるか示しておくと
わかりやすいです。

進行中において

進行中には、タイムテーブルに
実際にかかった時間を記録しておきましょう。

ファシリテータや司会に遅れや進みをすぐに示せます。
どれくらい巻けばいいのかもわかりやすいです。

何巡か別のトピックを繰り返す場合、
実際にかかった時間を話者に伝えることも
役に立ちます。

参加者や話者が今かかった時間への
評価を共有しておくことで、
トピック以外に時間進行の目線で
意識を共有できます。

時間を意識させすぎると内容が薄くなるか

時間を意識させると話にくいと
(特に組織の上の方に)コメントされることが
あるかもしれません。

納得はしてもらいにくいのですが、
ミーティングを行うコスト意識や
短時間で集中した方が参加者に
響くことを改めて伝えて理解をもらいましょう。

まとめとして

タイムキーパーは兼任することが多いですが、
人員を割けるのであれば役割を分けておくと
司会やファシリテータの仕事量が減り
集中できるようになります。

そのときは、視覚的に時間に訴えられるような
手元の工夫を持っておくと効果的です。

役に立ててみてください。

【編集後記】
冬用の服を少し買い物へ。

子どもとのんびりと外でおやつを食べました。

【運動記録】
ジョギングO ストレッチO 筋トレO サプリO

【一日一新】
とある資料大量取り寄せ

【子育日記(2歳)】
お風呂を嫌がるので、お風呂の前で
少しにらめっこです。

お風呂自体が嫌なのではなく、
別にやりたいことがあるからが
理由なようなので、上手にタイミングを
見てタイムキープするように努めてます。