担当者変更の作業を考える上で、
定型化しやすいもの、しにくいものの分類が出てきます。

定型化しやすいものは、
引き継ぎがしやすいですし、
定型化しにくければ
引き継ぎにくいですね。

引き継ぎのしにくさから判断すれば、
定型化しにくいものが価値が高いです。

この観点から自分の業務の価値が
高いか低いか、提供する価値として
どの方向へ向くべきか検討してみてはどうでしょうか。

*手順があるものの例として

 

定型化しやすいもの5つ

まず、定型化しやすいものをいくつかあげて
特徴をつかんでいきます。

 

ルールが決まっているもの

ルールが決まっているものは定型化しやすいですね。

営業事務などでよくみられる受注処理。

  1. 受注をしたらAに連絡をする
  2. CRMに入力をする
  3. 請書を発行する
  4. 商品やサービスの手配依頼をする
  5. 発送作業や手配作業をする

などと工程が決まっていれば
定型化しやすいですね。

ルールが決まっているので、
その内容を明確にすれば誰かにやってもらうのも
簡単でしょう。

 

ルール以外の対応が出にくいもの

やり方が確定はしていないのですが、
「パターンはABCの3種類だけ」のようなものです。

ルールはひとつでないにしろ、
複数個のルール以外が出にくければ
その複数個のルールに従って処理をするように
決めてしまえば定型化できます。

 

習得スピードが早いもの

人が処理する内容が多くても
習得が容易なものであれば
定型化しやすいものに入ると考えます。

「ルール以外の対応が少ないもの」ではなく
ルールはとびきり多いものともいえるでしょう。

例えば、パターンは40件くらいありますとか。

ただ、ちょっとくらい複雑であっても
こなせばある程度短期間で習得できるものなら、
定型化しやすいといえます。

人がこなすことが可能ですし、
人がこなさなくても分岐パターンを増やせば
ソフトウェアなどで対応が可能なところもあるでしょう。

 

品質のばらつきが出にくいもの

誰がやっても変わらないもの、
品質のばらつきが出にくいものも
定型化しやすいところです。

人を使うのかソフトウェアを使うのか、
外注をする方向に持っていくというものです。

ソフトウェアの使い方の問い合わせをした際に、
その対応のすべてを外注している企業がありました。

深部まで応えてくれている感じではなかったのですが、
対応は早めでした。

深く応えてくれるけれども遅いというのと比べて
どっこいどっこいの対応だったのかなという感想です。

 

教育しやすいもの

社内、社内問わず、誰かにやってもらいやすいものは
定型化しやすいものです。

定型化という表現をしていますが、
「外部化」と言い換える方が適切かもしれません。

自分以外の誰かにその仕事を渡せる状態を
早く作れるのであれば、その仕事の価値は
低めと評価できます。

 

業務の価値を見定める

この評価(他も含めて)は、
相対的な評価になっています。

いつどこでも定型化しやすい・しにくい
というものではことは価値にも
絶対性が少なくなるということです。

相対的であっても一部では
その仕事の価値が低くなることは
面白い点です。

どんなことを提供すれば
価値が高くなるかも、
なんとなくですがこの観点から
ものさしにできるところがあります。

 

定型化しにくいものの価値

「定型化しやすい・定型化しにくい」ということで
絶対的な評価ではないにせよ
価値判断をすることができます。

定型化しにくいものは総じて
価値が高くなります。

価値の受け手であれば、
提供価値が高いもののひとつとして
判断することができるでしょう。

価値を提供する立場であれば
提供するに足らない領域を選定するのに
役立つかもしれません。

また、仕事をふる立場であれば、
組織内の評価という観点も出てきます。

どの立場であっても、評価をするという際に
役立つ相対的な指標になります。
検討の参考になればうれしいです。

 

【編集後記】
社名の候補を作成中です。
早めに良い箱を作りたいなと。

【運動記録】
ストレッチ○ 筋トレ○

【子育て日記(4歳・0歳)】
下の子をイスに座らせてみながら離乳食を
あげました。

目の前のお椀に食べ物があるというのが
よくわかるのか、スキを見せるとお椀を
取られてしまいます。

食べ物をあげているのに、
別のゲームをしている気になります。。